Ziyaret Programı

AKREDİTASYON BAŞVURU SÜRECİ

Değerli Meslektaşlarımız,

TCD-Türk Cerrahi Yeterlik Kurulu tarafından Eğitim Kurumları Akreditasyon süreci gönüllülük temelinde gerçekleştirilmektedir. Yıllardır gerçekleştirilen “Cerrahi Yeterlik Sınavı’na ek olarak, Eğitim Kurumları ve Programlarını Değerlendirme Komisyonu (Eşyetkilendirme Komisyonu); tarafından yapılan ziyaretler ile Genel Cerrahi eğitiminin bir standarda oturtulması konusu hedefimiz olup bu konuda tüm eğitim kliniklerinin desteklerini bekliyoruz. Bu konudaki en kritik noktanın siz eğitim kurumlarındaki yöneticiler ile kurulacak işbirliği olduğunu düşünüyoruz. Kurum ziyaretleri konusunda hazırlanan ve süreci tanımlayan belgeler aşağıda sunulmaktadır.

Bu sürece katılacağınızı umar, çalışmalarınızda başarılar dileriz.

Eğitim Kurumları ve Programlarını Değerlendirme Komisyonu (Eşyetkilendirme Komisyonu) Başkanı
Prof. Dr. İbrahim Ethem GEÇİM

Türk Cerrahi Yeterlik Kurulu Başkanı
Prof. Dr. Serap EREL

TCYK UZMANLIK EĞİTİMİ AKREDİTASYON SÜRECİ

TCD-TCYK, TTB-UDEK ile işbirliği içerisinde, uzmanlık eğitiminde asgari ulusal standartların sağlanması, yaygınlaştırılması ve uluslararası düzeye yükseltilmesi amacıyla akreditasyon sürecini başlattı. Bu, eğitim veren birimlerin gönüllülüğüne dayanan ve ziyaret programları ana ilkeleri ile yürütülen bir süreçtir. Akreditasyon gönüllülük esasına göre yapılır, hiçbir klinik isteği dışında akreditasyona tabi tutulamaz.

A. Standartların saptanması (Yapılandırılma, Süreklilik, aDüzenlilik):
1. TTB ve Uluslararası Standartlar temel alınarak Ulusal Standartlar saptandı (Bkz. Akreditasyon Standartları)
2. Standartlar TCD web sitesinden duyurulmaktadır.

B. Başvuru süreci

1. Kliniklerini akredite edilmek istenen eğitim klinikleri TCYK Başkanlığı’na başvurabilirler. (Bkz. Akreditasyon başvuru dilekçesi). Başvurusu uygun görülen kliniğin Öz Değerlendirme Raporu istenir. (Bkz. ÖZDEĞERLENDİRME RAPORU HAZIRLAMA KILAVUZU 2015 ve 2019 sürümü). Dosyada istenen bilgiler takvim yılına değil eğitim yılı tanımlamasına göre geriye yönelik olmalıdır. Öğretim üyeleri dosyaları YÖK tarafından akademik başvurularda kullanılan format şeklinde hazırlanmalıdır.

2. Öz Değerlendirme Raporu ve tüm belgelerin PDF formatında taşınabilir belleğe kaydedilmesi ve bu şekilde TCYK’YE gönderilmesi gereklidir.

3. Tercihan akreditasyona başvuran klinik bir komite oluşturur ve görev dağılımını tanımlarsa daha iyi olur ancak eğitim sorumlusu mutlaka olmalı ve komite eğitim görevlilerinden oluşmalıdır. Başkan, Anabilim Dalı Başkanı veya Eğitim Sorumlusu olmalıdır.

4. TCYK Öz Değerlendirme raporunu değerlendirilmek üzere Eşyetkilendirme Komisyonu’na iletir, komisyon raporu hakkında görüşünü TCYK Başkanlığı’na ilettikten sonra ÖDR’ye iletilmesini takiben karar bir ay içinde eğitim kurumuna bildirilir.

5. TCYK Öz Değerlendirme Raporu’nun standartları karşılanması durumunda kurum ziyareti için ziyaret tarihi ve ekibi netleştirilir. Kararın açıklanmasından bir ay içinde kurum ziyareti gerçekleştirilir. ( Yaz dönemi hariç). TCYK Öz Değerlendirme Raporu standartlarının karşılanması konusunda belirsizlikler var ise TCYK kararın bildirimi aşamasında ek belgeler talep edebilir. Belgelerin tamamlanması için ilgili kliniğe ek süre verilir. Belgeler tamamlandığında TCYK Öz Değerlendirme Raporu standartları karşılanma durumunda kurum ziyareti için yapılan görüşmeler sonrasında ertesi ay kurum ziyareti gerçekleştirilir.

6. Ziyaret günü tespiti: Ziyaretler Akademik Takvime Uygun tarihler arasında yapılır. Kliniğin 15 gün önceden ziyaret ve ziyareti yapacaklar konusunda bilgisinin ve onayının olması gereklidir.

7. Ziyarete gidilecek klinikteki öğretim üyeleri, klinik uzman, asistan ve personeline ziyaret program akışı AD Başkanı/ Eğitim Sorumlusu tarafından duyurulmalı, kurumun web sayfasında ziyaret programı yer almalıdır.

8. Ziyaret sonrası Ziyaret Ekibi tarafından hazırlanacak rapor TCYK’ye sunulur, TCYKYK değerlendirme sonucunu eğitim kurumuna iletilir. Standartların karşılanmasında görülen eksikliklerin tamamlanması için 1 ay ek süre verilir. Bu sürenin bitiminde eksiklerin tamamlandığına dair başvuru olursa gereğinde yeniden ziyaret yapılır ya da iletilen belgeler kabul edilir.

C. Komisyonlar

1. Öz Değerlendirme Raporu’nun değerlendirilmesinde en az 3 EKPDK üyesi olması gereklidir. Gerek duyulursa TCYK YK’den deneyimli ek 1 kişi akışın sağlıklı seyretmesini sağlamak amacıyla bulunabilir.

2. Kurumun ziyaretle gözlemlenmesinde (dış değerlendirme) biri Öz Değerlendirme Raporu değerlendirme grubunun raportörü olmak üzere en az 3 EKPDK üyesi + 1 TTB UDEK üyesinin olması gereklidir.

3. Ziyaret gözlemcilerinin kurumun bulunduğu il dışındaki şehirlerden olması ve geçmişte o kurumdan eğitim almamış olması gereklidir.

4. Gözlemciler ziyaret öncesinde aralarında eğer başkan toplantıya katılmıyor ise bir başkan ve bir raportör seçerler.

5. Öz Değerlendirme Raporu gözlem ziyaretinden en geç 15 gün önce gözlemcilere gönderilmiş ve ziyaret gözlemcileri tüm raporu okumuş olmalıdır.

6. Öz Değerlendirme Komisyonu ve ziyaret gözlemcileri gizliliğe uyacaklarına ve etik davranacağına uygun davranmalıdırlar. Raporlar dışında gözlemlerle ilgili hiçbir bilgi üçüncü şahıslarla paylaşılamaz.

7. Ziyaret gözlemcilerinin kimlikleri ziyaret edilecek kliniğe önceden bildirilir. Kliniğin onaylamadığı ziyaretçiler ziyarete katılamazlar.

D. Öz Değerlendirme Süreci:

1. Akreditasyon talebinde bulunan Genel Cerrahi Hastalıkları Eğitimi veren Klinik TCYK standartlarına uygun Öz Değerlendirme Raporu hazırlamaları gereklidir. (Bkz. OZDEGERLENDIRME RAPORU HAZIRLAMA KILAVUZU 2015). Tüm belgeler 1 adet basılı ve 1 adet taşınabilir bellekte olmalıdır.

2.Raporda:
a. Akreditasyon Başvuru Dilekçesi: Tıp Fakülteleri’nde Genel Cerrahi Kliniği Anabilimdalı Başkanı tarafından doldurulur ve dekan tarafından imzalanır ve onaylanır. Eğitim ve Araştırma Hastaneleri’nde ise formun Genel Cerrahi Kliniği Eğitim Sorumlusu tarafından doldurulması ve hastane yöneticisi tarafından onaylanması ve imzalanması gereklidir.

b. Öz Değerlendirme Raporu: TCYK Akreditasyon standartlarına sahip olduğunu gösteren Öz Değerlendirme Raporu’nun Tıp Fakülteleri’nde Genel Cerrahi Anabilimdalı Başkanı tarafından, Eğitim ve Araştırma Hastaneleri’nde Genel Cerrahi Kliniği Eğitim Sorumlusu tarafından doldurulması gereklidir. Formun bir kopyası AD Başkanı veya Eğitim Sorumlusu’nda kalmalıdır. Raporda şu belgelerin olması gereklidir:

▪ Eğitim Kliniği’nin misyonu, vizyonu, hedefleri ve uzmanlık eğitimi programını içeren yönerge (program yönergesi güncel olmalı ve asistan eğitim programı ile çelişmemelidir)

▪ Başvuru tarihi itibariyle klinikte görev yapmakta olan uzmanlık öğrencilerinin bilgileri,

▪ Göreve başlayan herasistana yazılı verilen,uygulanan,standardize edilmiş,asistanın görev- yetki- sorumluluklarını bildiren rapor ile TUKMOS müfredatı ve TCD ÇEP'e göre hazırlanmış 5 yıllık asistan eğitim programı ve asistan oryantasyon eğitimi raporu

▪ Asistanların başvuru tarihinden önceki 3 yıllık akademik dönemin eğitim ve çalışma programı. Bu eğitim programında (seminer, ders, vaka takdimi, makale) ilgili öğretim üyelerinin de isimlerinin de yazılması gereklidir, çalışma programlarında poliklinik danışmanı, servisten sorumlu danışman eğiticilerin isimleri de belirtilmelidir.

▪ Asistan tarafından sunulması gereken seminer – makale – olgu sunumu minimum sayıları ile asistanın katılması/yürütmesi gereken araştırma projesi-bildiri-yayın minimum sayılarını gösteren liste

▪ Kurumda bulunan Genel Cerrahi müfredatına uygun eğitim birimlerinin isimleri ve birimlere ait rotasyon sürelerini gösteren liste, Birimler için ayrı mekanların olup olmadığının belirtilmesi ve birimlerde gerekli donanımın raporlanması

▪ Asistanın kendi başına yapabildiği cerrahi müdahalelerin listesi ve hedeflenen minimum sayıları, yürütebildiği uygulama becerilerinin listesi

▪ Periyodik yapılan asistan değerlendirme sınavlarının tarihlerini, bölümlendirilmiş̧ ise hangi konuları kapsadığını belirten son 3 yıla ait liste, değerlendirme sınavlarının kriterleri de dahil edilmelidir.

▪ Uzmanlık tezlerinin kriterlerini açıklayan rapor

▪ Asistanların son 6 aylık nöbet listeleri

▪ Tüm asistanların "Asistan Karneleri"nin kopyası, asistan karneleri ilgili öğretim üyesi ve asistan tarafından imzalanmış veya onaylanmış olmalıdır. Mümkünse, TCYK sayfasında bulunan "Online Asistan Karnesi"nde yer alan bilgilerin tamamı doldurulmuş olmalıdır.

▪ Halen klinikte görev yapmakta olan eğiticilerin son 3 yıldaki bilimsel çalışmalarının listesi, tüm eğiticilerin isim ve unvanlarını, aktif üyesi oldukları TCD birimlerini, klinikte hangi eğitim biriminde görev yaptıklarını belirten liste; eğiticilerin görev aldıkları eğitim birimine ait, yurt içi veya yurt dışı resmi kurumlardan aldıkları eğitimlerin sertifikaları ,

▪ Son 3 yılda klinikte yapılmış ameliyatların isim ve sayılarını gösteren liste,

▪ Uzmanlık öğrencilerinin dolduracağı formlar(asistan temsilcisi tarafından, tüm asistanların katılımı ile doldurulduktan sonra Öz Değerlendirme Raporu ile birlikte klinikteki eğiticiler görmeksizin TCYK’ye kapalı zarf ile iletilecektir, bunların pdf olması gerekli değildir. (Bkz. Asistan Değerlendirme Formu),

▪ Kliniğin ilgili öğretim üyesi tarafından imzalanmış cihaz, donanım envanteri (bu envanteri hazırlarken TUKMOS’un 5.2’nci maddesinde belirtilen mekan standartlarından yararlanılmalıdır).

▪ Son 3 yılın denetleme raporları (mevcut ise)

▪ Kalite Birimi ile ortaklaşa düzenlenen eğitimlerin/uygulamaların raporları

▪ Asistanlara eğitim sürecinde iletişim uzmanları tarafından verilen kişilerarası iletişimi geliştirici eğitimlerin ve profesyonelizm konusunda verilen standart eğitimlerin raporları, bilimsel verilerin analizi ve istatistiksel anlamlılık konusunda, kanıta dayalı tıp yaklaşımına dair eğitim programları

▪ Eğitim programlarının koordinasyonunu sağlayan eğitim sorumlusu / program direktörünün ismi ve "Eğiticinin Eğitimi" sertifikası

▪ Başvuru dosyasında şekil veya içerik yönünden eksiklik yoksa gözlemci ziyareti için kliniğin eğitim sorumlusu veya Anabilimdalı Başkanı tarafından, Dekanlık veya Başhekimlik makamının bilgilendirildiğine dair belge

3. Değerlendirme sonucunda şekil veya içerik açısından eksiklik saptanmazsa TCYK tarafından eğitim kliniğine bilgilendirme yazısı gönderilir. Ziyaret aşaması planlanır.

E. Dış Değerlendirme: Kurumun Ziyaretle Gözlemi

1. Ziyaretin amacı denetleme değil değerlendirme ve gözden geçirmektir. Ziyaret tarihi klinikle birlikte kararlaştırılır. Ziyaretin her aşamasında fotoğraf çekilebilir.

2. Ziyaretin kliniğin öğretim üyelerine, asistanlarına ve tüm çalışan personeline imza karşılığı duyurulmuş olması gereklidir.

3. Her oturumda not alınmalı ve her oturum sonunda küçük bir değerlendirme yapılmalıdır (15’er dkx4: Asistanlarla görüşme, eğiticilerle görüşme, klinik gözlemleme, yöneticilerle görüşme). Bu görüşmeler toplantı salonunda resmi konumda yapılmalıdır.

4. Kliniğin kapısına ziyaret yapılmakta olduğuna dair yazı asılmalıdır.

F. Ziyaret planı:

1. Açılış Toplantısı: Ziyarette önce açılış toplantısı yapılmalıdır. Açılış toplantısı herkese açıktır, bunun duyurusu önceden hastane yönetimi tarafından yapılabilir. Bu toplantıya dekan, hastane başhekimi vs. davet edilmiş olmalıdır. Ayrıca ziyaret ekip başkanı da kendisini ve ekibini tanıtır, ziyaretin amacını kısaca anlatır.

2. Tanıtıcı Sunum (30 dk): Açılışın ardından ziyareti talep eden kurum tarafından bölümü 9 standart başlık altında tanıtan bir sunum yapılmalıdır. Eğitim sorumlusu veya görevlendirilen eğitimden sorumlu eğitici Öz Değerlendirme Raporu’nu sunar, raporda olumlu ve geliştirilmesi gereken yönler varsa başlıklar halinde belirtilir.

3. Asistanlarla görüşme: (60 dk) Görüşülecek asistan listesi önceden belirlenmiş olmalıdır. Ziyaret ekibinin görüşme yapacağı asistan gruplarını odada oturarak değil, ayağa kalkıp kapıda karşılaması uygundur, böylece sınav havası yaratılmamış olur.
Asistanlarla yapılan görüşmelerde amaç ziyaret öncesinde iletilen Öz Değerlendirme Raporun’da yer alan bilgileri karşılaştırmaktır.

▪ Klinikte uzmanlık öğrencisi sayısı 10’dan fazlaysa her yıldan 1-2 öğrenci ile grup olarak görüşülmelidir. Daha azsa her biriyle görüşülür. Bu görüşme gizli olmalı ve bilgiler gizli kalmalıdır. Uzmanlık öğrencilerine konuşmaların gizli tutulacağı ve görüşmenin mahremiyeti konusunda güvence verilmelidir. Görüşmede eğiticiler olmamalı, asistanların kendilerini rahat ifade edebilmeleri ve özgür hissetmeleri sağlanmalıdır.

▪ Görüşme sırasında uzmanlık öğrencilerinin karneleri yanlarında bulunmalıdır.

▪ Uzmanlık öğrencilerine eğitim programlarında geliştirilmesinigerekligördükleri noktalar sorulabilir, klinikleri ile ilgili olumsuz yorumlar kesinlikle yapılmamalıdır.

4. Eğiticilerle görüşme: (60dk) Eğiticilerle yapılan görüşmelerde amaç ziyaret öncesinde iletilen Öz-değerlendirme raporunda yer alan bilgileri karşılaştırmaktır. Bu görüşmeler de toplantı salonunda yapılmalıdır.

Ziyaret ekibi, eğitim kurumunun Anabilim Dalı Başkanı veya Eğitim Sorumlusu (eğitim programı sorumlusu), öğretim üyeleri, başasistanlar, uzmanlar ile bire bir ve/veya grup halinde görüşmelidir. Eğitim alanlar gibi eğiticilerden de geri bildirim alınmalıdır.

Görüşmeler sırasında daha önceden ibraz edilmemiş getirilen belgeler alınmaz, ancak rapor edilir, belge yok ise istendiği belirtilir.

5. Klinik ortamı gözlemleme: (60dk) Önceden kararlaştırılmış ortamlar ziyaret edilir (kütüphane, bilgisayar ortamı, poliklinik, işlem odaları, ameliyathane, araştırma alanları, asistan odası veya dinlenme alanları vs.).

Değerlendirme sürecinde kuruma ait veri tabanı (eğitim çalışmaları ile ilgili belgeler vb.) ve istatistik kayıtlarından (hasta kayıtları vb.) yararlanılabilir.

6. Yöneticilerle görüşme: Ziyaret programı içerisinde uygun zamanda eğitim kurumu üst yönetimi (Dekan, Eğitim Araştırma Hastanesi Yöneticisi) ile görüşme yapılmalıdır. Eğitim kurumunun yöneticileri ile sabah görüşülmüş ise tekrar görüşmeye gerek olmayabilir.

7. Ziyaretin sonunda:

a. Ziyaret Kurulu, değerlendirme, karar verme ve öneri sunma aşamaları için, kendi üyeleriyle hemen bir toplantı yapar. TTB temsilcisine ziyaret programı akışı ile ilgili eksik olup olmadığı sorulur (30dk).

b. Ziyaret, eğiticilerle birlikte yapılan bilgilendirme oturumu ile sonlandırılır. Bu toplantıya asistanlar katılabilir (30dk). Bu oturumda ziyaret sonucu ile ilgili kesinlikle herhangi bir yorum yapılmaz, sonuç bildirilmez.

c. Kurum ziyareti bitiminden hemen sonra eğitim sorumlusundan hem ziyaret hem de standart değerlendirme formu üzerine geri bildirim istenir (Bkz. Ziyaret ekibi değerlendirme formu).

G. TCYK Ziyaret Gözlem Raporu

1. Klinik ziyareti yapan ziyaret ekibi karar raporu hazırlarlar. Ziyarete rapor taslağı hazırlanmış olarak gidilmelidir.

2. Gözlemciler ziyaret programına uygun olarak çalışmalarını tamamladıktan sonra “Akreditasyon” kararı olumlu ise sonuç, TCYK tarafından değerlendirildikten sonra ilgili karar TCYK Başkanı tarafından “Akreditasyon Karar Formu” ile eğitim kliniğine, “Dekanlık Akreditasyon Karar Formu” ile Tıp Fakültesi Dekanlığı'na veya “Başhekimlik Akreditasyon Karar Formu” ile EAH Hastane Yöneticiliği'ne bildirilir. Sonuç aynı gün sözlü olarak bildirilmez.

3. Ziyaret ekibi raporu tamamlar, TTB temsilcisinin raporu ile birlikte iki raporu bir ay içinde TCYK’a gönderilir. Ziyaretin sonunda hazırlanan raporun sonuç bölümüne imza atar, değerlendirme bölümünü imzalamaz. Raporun elektronik ortamda (PDF), ve basılı kopyaları hazırlanmalıdır.

H. TCYK Son Karar

1. Öz Değerlendirme Raporu ve Ziyaret raporu TCYK tarafından içinde görüşülerek son karara varılır.

2. TTB’ye TCYK’nin verdiği nihai karar iletilir.

3. Karar olumlu ise eğitim kliniği Akreditasyon almış olur. Beş yıl boyunca geçerli olacak ve kliniğin eğitim yönünden onaylandığını belirtir Akreditasyon Belgesi verilir. (TCD, TCYK, EPDEK ve TTB başkanlarının imzaladığı)

4. Belgenin nerede ne zaman verileceği ayrıca kliniğe bildirilecektir.

TCYK YK onayı: 29.04.2023